Entsendung von Mitarbeitern nach Italien – was es zu beachten gibt

Auch in Italien gibt es eigene Bestimmungen für die Mitarbeiterentsendung. Wenn Sie noch nie eine Entsendung nach Italien gemacht haben, sollten Sie sich vorab informieren. In diesem Beitrag klären wir Sie über wichtige Gesetze und Regelungen auf. Welche Mitarbeiter müssen gemeldet werden? Oder welche Unterlagen müssen mitgeführt werden? All diese Fragen und weitere beantworten wir hier.

Welche Mitarbeiter müssen gemeldet werden?

Es müssen alle Arbeitnehmer sowie freie Mitarbeiter, die Ihre Arbeitsleistung in Italien erbringen, gemeldet werden. Dazu gehört die Entsendung von Mitarbeitern, die Versetzung zwischen Filialen eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe. Personalbereitstellung wie die Leiharbeit, genauso wie Leistung im Außendienst, gehören ebenso zu den Meldepflichtigen Arbeitnehmern.

Eine Arbeitsbewilligung benötigen neue EU-Bürgerinnen und Bürger, Drittstaatsangehörige sowie kroatische Staatsbürger.

Anmeldungen für die Mitarbeiter bei einer Entsendung nach Italien

Es ist eine Registrierung beim italienischen Arbeitsministerium erforderlich. Diese kann im Internetportal des Arbeitsministeriums durchgeführt werden. Entsendungsfälle müssen gegebenenfalls dort gemeldet werden.

Wann muss die Anmeldung erfolgen?

Eine Anmeldung sollte bis spätestens 24:00 Uhr des Tages vor der Entsendung in Italien gemeldet werden. Zu beachten ist, dass die Anmeldung in italienischer Sprache erfolgen muss. Hierzu gibt es eine Ausfüllhilfe in englischer Sprache.

Bei einer Entsendung nach Italien mitzuführende Unterlagen

Die folgenden Unterlagen sind bei einer Entsendung nach Italien mitzuführen:

• Arbeitsvertrag
• Stundenzettel, aus denen Anfang, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit hervorgehen
• Zertifikat über Sozialsicherheitsvorschriften – A1 Bescheinigung
• Personalausweis
• Visum – dieses wird bei Nicht-EU-Staatsbürgern benötigt

Aufbewahrung der Unterlagen

Achtung: Während der Entsendung sowie für zwei Jahre nach Beendigung der Entsendung ist das Entsendeunternehmen verpflichtet, die folgenden Unterlagen aufzubewahren. Die Unterlagen können Sie gedruckt aber auch elektronisch aufbewahren:

• Arbeitsvertrag
• Lohnzettel
• Stundenzettel – hier müssen Anfang, Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit ersichtlich sein
• Nachweise über die Zahlung der Gehälter oder gleichwertige Unterlagen
• Öffentliche Mitteilung über den Beginn des Arbeitsverhältnisses oder gleichwertige Unterlagen
• Zertifikat über die anzuwendenden Sozialsicherheitsvorschriften – A1 Bescheinigung

Ernennung einer Ansprechperson in Italien für die Entsendung

Unternehmen haben für die Entsendung von Mitarbeitern nach Italien eine Ansprechperson mit Zustellungswohnsitz in Italien zu ernennen.

Diese Person muss während der Entsendung sowie zwei Jahre nach Beendigung der Entsendung Ansprechpartner sein und den Zustellungswohnsitz in Italien haben. Das wird für den Empfang und die Übersendung von Dokumenten und Unterlagen benötigt.

Bei Nichternennung der Ansprechperson fallen anderenfalls Geldbußen zwischen 2.400 € und 7.200 € an.

Mehrwertsteuer-Registrierung bei Entsendung nach Italien

Alle gesetzlichen Regelungen zur direkten Mehrwertsteuer-Registrierung finden Sie in Art.35ter des DPR 633/1972 des Mehrwertsteuer-Gesetzes. Unternehmen mit Geschäftssitz innerhalb der EU haben die Wahl. Entweder Sie melden sich selbst bei der italienischen Steuerbehörde zur Umsatzsteuer an. Anderenfalls können Sie einen inländischen Steuervertreter ernennen.

Firmen mit Sitz außerhalb der EU müssen sich immer mittels eines Fiskalvertreter in Italien vertreten lassen.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern in Italien

Generell gilt, dass Staatsangehörige eines EU- und EFTA-Staates keine Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung für die Erbringung einer grenzüberschreitenden Dienstleistung benötigen.

Dennoch müssen Sie nach drei Monaten eine Aufenthaltsgenehmigung bei der italienischen Botschaft beantragen. Bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Italien empfiehlt es sich ebenfalls eine Baustellenmappe anzulegen.

Diese sollte alle wichtigen Unterlagen enthalten. Dazu gehören unteranderem:

• Bestätigung über die Registrierung beim italienischen Arbeitsministerium
• A1-Bescheinigung
• Lohnunterlagen aller entsendeter Mitarbeiter

Arbeitszeitvorschriften für die Entsendung nach Italien

In Italien beträgt die Arbeitszeit 40 Stunden in der Woche. Für die durchschnittliche Wochenarbeitszeit inklusive der Überstunden liegt die Grenze bei 48 Stunden pro Woche.

Dabei beträgt die Ruhezeit elf aufeinanderfolgende Stunden. Einen gesetzlichen Mindestlohn gibt es in Italien nicht.

Abschließend ist zu sagen, dass auch bei Entsendungen nach Italien die Vorbereitung eine große Rolle spielt. Wenn Sie noch nie Leistungen in Italien erbracht haben und daher noch keine Erfahrung bei der Mitarbeiterentsendung in dieses Land haben, raten wir dazu, dass sie sich über alle Gesetze und Regeln informieren.

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Eine Übersicht zu den Leitfäden für die Entsendung von Mitarbeitern in andere Länder finden Sie hier.