A1-Bescheinigung: Bei Entsendungen immer notwendig – sonst drohen hohe Strafen

Muss man eine geschäftliche Auslandsreise antreten, ist man durch die europäische Regelung zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit dazu verpflichtet, eine A1-Bescheinigung mit sich zu führen. Diese Regelung existiert bereits seit 2010. Neu sind aber die Bußgelder, die einige Länder eingeführt haben, wenn die A1-Bescheinigung nicht vorzeigbar ist. Wo man mit solchen Strafen rechnen muss und wie man sich davor schützt, erfahren Sie hier.

Themen in diesem Artikel:

• Was ist die A1-Bescheinigung?
• Die „neue“ A1-Bescheinigung?
• Wer muss die A1-Bescheinigung mitführen?
• Strenge Kontrollen der A1-Bescheinigung
• Welche Konsequenzen bei Verstößen?  
• Wie kann man solchen Verlusten durch unnötige Verstöße entgegenwirken?
• Wo beantragt man die A1-Bescheinigung?
• Welche Angaben müssen gemacht werden?
• Wie lange von Beantragung bis zum Erhalt der A1-Bescheinigung?

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Was ist die A1-Bescheinigung?

Die „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften“, kurz A1-Bescheinigung oder Entsendebescheinigung, sorgt dafür, dass versicherte Arbeitnehmer keine doppelten Sozialabgaben leisten müssen.

Beispiel: Reist ein slowenischer Facharbeiter nach Deutschland, um dort beispielsweise eine Werksleistung für einen Generalunternehmer zu erbringen, müssten Sozialversicherungsbeiträge in Slowenien und Deutschland geleistet werden. Die A1-Bescheinigung bestätigt aber, dass der Facharbeiter im Heimatland (in diesem Fall Slowenien) sozialversichert ist und somit keine Beiträge in Deutschland gezahlt werden müssen.

 

Die „neue“ A1-Bescheinigung?

Durch die Digitalisierung hat man die Papiervariante der A1-Papiere abgeschafft. Seit 1. Jänner 2019 muss die A1-Bescheinigung für Deutschland elektronische beantragt werden.  Dies gilt übrigens für alle EWR-Staaten ebenso wie für die Schweiz. So wurde auch die Möglichkeit geschaffen, strengere Kontrollen durchzuführen. Zusätzlich wurden in mehreren Staaten striktere Meldepflichten für erwerbstätige Fachkräfte eingeführt. Für diese sind die A1-Papiere ebenso Pflicht.

Wer muss die A1-Bescheinigung mitführen?

Sie haben einen Kunden im europäischen Ausland besucht? Oder hatten Sie ein Meeting in Liechtenstein oder waren auf einer Weiterbildung in der Schweiz? Chauffieren Sie vielleicht eine Reisegruppe mit dem Bus durch Europa? Oder waren Sie während ihrer Arbeitszeit und dem Firmenwagen schnell mal über der Grenze, weil dort das Tanken günstiger war?

Wussten Sie, dass Sie in all diesen Fällen eine A1-Papiere mit sich führen mussten?

Nein? Nun, in der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates der europäischen Union heißt es, dass jeder der grenzüberschreitend in der EU, Schweiz, Norwegen, Island, Liechtenstein unterwegs ist, sei es nun als Angestellter oder Selbstständiger, A1-Papiere mit sich führen muss.

Aus der Sicht des Sozialversicherungsrechts wird jeder Auslandseinsatz grundsätzlich als Entsendung betrachtet. Damit werden alle Mitarbeiter oder Selbstständige, egal wie lange ihr Einsatz im Ausland dauert, als entsendet betrachtet. Das wiederum verpflichtet sie zum Mitführen von A1-Papieren. Diese müssen für jeden Auslandsaufenthalt einzeln beantragt werden.

Strenge Kontrollen der A1-Bescheinigung

Die Finanzpolizei der jeweiligen Länder kontrolliert, ob die A1-Bescheinigung mitgeführt wird. Vor allem Österreich und Frankreich kontrollieren sehr streng und erheben Bußgelder. Besonders stark kontrolliert werden die Baubranche und die Transportbranche.  Doch auch Kontrollen bei Kongressen, Messen und Konferenzen sind keine Seltenheit.

Welche Konsequenzen bei Verstößen?  

Ist man auf einer Dienstreise und hat keine A1-Papiere im Gepäck muss der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer mit saftigen Strafen rechnen. Gut zu wissen ist auch, dass man bei Arbeitsunfällen teilweise nur Leistungen von der Versicherung erhält, wenn man die europäische Krankenversicherungskarte und die A1-Papiere vorlegen kann.

Vorreiter bei den Strafen sind Schweiz, Rumänien, Frankreich und Österreich. In Österreich beispielsweise kassiert man Strafen von 1000 bis zu 10.000 Euro vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer/in. In Frankreich kostet diese kleine Vergesslichkeit oder Bequemlichkeit den Mitarbeiter 3269 Euro.

Jedes Land kann Verstöße anders ahnden. So werden in anderen Staaten keine Bußgelder erhoben, aber dafür Sozialversicherungsbeiträge für jeden Einsatztag eingefordert.

Denken wir mal weiter: Arbeiter werden manchmal sogar nicht mehr auf die Baustelle gelassen, wenn sie ihre A1-Papiere nicht mitführen. Personalengpässe sind möglich. Das wirkt sich dann natürlich auf die gesamte Projektdauer aus. Der Auftraggeber verliert durch die Projektverzögerung Geld. Das Versäumnis des Subunternehmers lässt ihn unseriös wirken. Ob er weitere Aufträge bekommt ist fraglich. Die Verluste sind also auf beiden Seiten höher, als das Bußgeld der Länder selbst.

Wie kann man solchen Verlusten durch unnötige Verstöße entgegenwirken?

Um Probleme zu minimieren, kann der Generalunternehmer auf Vermittlungsexperten setzen. Die Subpartner bei Vermittlungsexperten sind geprüfte Subunternehmen, die neben ihrer qualitativen Ausbildung auch die notwendigen Zertifizierungen verfügen. Im Regelfall verfügen Vermittlungsexperten über ein großes Netzwerk an Subfirmen, die sie genau für das Bauvorhaben jedes Kunden auswählen können.

Die Vermittlungsexperten verfügen über ein geprüftes Vertragswerk und fordern alle nötigen Papiere  (inklusive A1-Papiere) vor der Entsendung von ihren Subpartnern ein.Das ist beispielsweise nur eines von vierzehn Auswahlkriterien des Vermittlungsexperten Subauftrag.com.

Wo beantragt man die A1-Bescheinigung?

Da Selbstständige und Angestellte unterschiedlich versichert sind, gibt es auch unterschiedliche Papiere und Antragsstellen.

Beantragung bei Krankenkassen:

Alle Personen die freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind, beantragen ihre A1-Papiere dort. Das gilt auch für Personen, die gesetzlich krankenversichert sind und über eine private Zusatzversicherung verfügen.

Beantragung bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV)

Personen, die eine berufsständische Versorgung haben oder „nur“ privat krankenversichert sind, beantragen ihre A1-Papiere dort.

Beantragung bei Rentenversicherungsträgern

Wer ausschließlich über eine private Krankenversicherung verfügt, beantragt seine A1-Papiere bei seinem Rentenversicherungsträger.

Beantragung beim GKV-Spitzenverband

Sind Personen mindestens an einem Tag pro Monat oder an fünf Tagen pro Quartal in mindestens einem anderen europäischen Mitgliedsstaat erwerbstätig, beantragen sie ihre A1-Papiere beim zuständigen Sozialversicherungsträger im Wohnstaat. Auch Dauer-A1-Bescheinigungen für Multi-State-Worker werden in Deutschland beim GKV-Spitzenverband beantragt.

 

Wie beantragt man die A1-Papiere?

Die A1-Bescheinigung beantragt man seit Anfang 2019 elektronisch. Einige Lohnabrechnungssoftwares haben bereits einen Antrag integriert. Es gibt aber auch elektronische Ausfüllhilfen wie hier: sv.net

Welche Angaben müssen gemacht werden?

Folgende Daten übermittelt man bei der Antragstellung:

• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum und Versicherungsnummer
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift im Wohnsitzstaat
• Anschrift im Aufenthaltsstaat (falls bekannt)
• Anfang und voraussichtliche Dauer der Tätigkeit (bei Entsendungen)
• Grund der Beantragung (z. B. Entsendung als Arbeitnehmer)

Des weiteren müssen Angaben zur Tätigkeit gemacht werden:

• Art der Beschäftigung (Arbeitnehmer bzw. Selbständiger)
• Firmenname und Sitz
• Ggf. österreichische Beitragskontonummer des Arbeitgebers/Selbständigen
• Beschäftigungsort/e
• Hochseeschifffahrt: Flagge, unter der das Schiff fährt sowie Name und der Sitz der Reederei

Achtung bei Entsendungen: Der Arbeitgeber muss formlos bestätigen, dass keine Ablöse der entsendeten Person (Entsendedauer max. 24 Monate) vorliegt.

Wie lange von Beantragung bis zum Erhalt der A1-Bescheinigung?

Wer kurzfristig eine Dienstreise antreten muss, sollte einkalkulieren, dass auch das elektronische Beantragen der A1-Papiere bei Krankenkassen und Rentenversicherungsträgern laut Gesetz drei Arbeitstage dauert.

Wenn es aber nun dazu kommt, dass ein wichtiger Kunde dringend ein vier-Augen-Gespräch anberaumt und man keine drei Tage Zeit hat, um auf die A1-Papiere zu warten, darf man die Dienstreise trotzdem antreten. Die Bestätigung, dass die A1-Bescheinigung beantragt ist, sind mitzuführen und die Papiere sind bei Erhalt nachzureichen.

Um sich sinnlosen Ärger zu ersparen, sollte man versuchen, Dienstreisen und Auslandseinsätze so zu planen, dass die A1-Bescheinigung mitgeführt werden kann. Es kann nötig sein, betriebsinterne Workflows zu überarbeiten. Einsatzplanung und Beantragung der A1-Papiere finden meistens in unterschiedlichen Abteilungen statt.

Optimiert man die Arbeitsabläufe durch zeitnahe Kommunikation und eventuell bessere elektronische Vernetzung, greifen alle Zahnrädchen wie geschmiert ineinander, ohne dass es zu Ausfällen oder Verzögerungen kommt. Auch für Außendienstmitarbeiter, die ihre Reisen selbst planen und buchen, sollten Schritte eingeführt werden, damit sie das Beantragen der A1-Bescheinigung nicht vergessen.

Fazit: Gut planen, um Strafen zu vermeiden

Kurz gefasst benötigt eine angestellte Fachkraft aber auch ein Selbstständiger die A1-Bescheinigung, um nachzuweisen, dass er/sie sozialversichert ist. Kann man dieses Papier nicht vorweisen, ist ein dienstliches Meeting genauso illegal, wie ein Schwarzarbeiter auf der Baustelle.  Bußgelder treffen Arbeitgeber aber auch Arbeitnehmer. Wer unnötigen Strafen entgehen will, sollte dienstliche Auslandsreisen und Auslandseinsätze gut planen, damit A1-Papiere oder zumindest die Bestätigung der Beantragung dieser Papiere vorzeigbar ist.