E-Rechnungspflicht 2027 für Bau-Subunternehmer: Fristen, Formate & §13b richtig umsetzen

Die E-Rechnungspflicht 2027 rückt näher – und viele Bau-Subunternehmer unterschätzen, wie schnell die erste echte Frist kommt. Seit dem 01.01.2025 muss zwar jeder Betrieb bereits E-Rechnungen empfangen können, doch beim Ausstellen galt bisher eine großzügige Übergangsfrist. Damit ist zum Jahreswechsel Schluss: Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz ihre B2B-Rechnungen zwingend als strukturierte E-Rechnung stellen. Wer als Nachunternehmer weiter nur PDFs verschickt, riskiert, dass Generalunternehmer und öffentliche Auftraggeber die Rechnung nicht mehr akzeptieren – und die Zahlung sich verzögert.

Dieser Ratgeber richtet sich an Subunternehmer, Handwerksbetriebe, Generalunternehmer, Bauleiter und technische Einkäufer. Er erklärt praxisnah, ab wann die Pflicht für wen greift, welche Formate zulässig sind, wie Sie § 13b-Bauleistungen (Reverse Charge) in der E-Rechnung korrekt abbilden und was bei Abschlags- und Schlussrechnungen zu beachten ist. Außerdem werfen wir einen Blick über die Grenze nach Österreich.

Was ist eine E-Rechnung – und was ändert sich zur E-Rechnungspflicht 2027?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Rechtlich gilt seit der Neufassung von § 14 UStG nur ein Dokument als E-Rechnung, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und maschinell verarbeitet werden kann. Es muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein einfaches PDF oder ein eingescanntes Papierdokument zählt dagegen als „sonstige Rechnung“ – auch wenn es elektronisch verschickt wird.

Bis Ende 2026 dürfen Bau-Subunternehmer ihre Leistungen noch klassisch auf Papier oder als PDF abrechnen, sofern der Empfänger zustimmt. Genau diese Übergangsfrist läuft aus. Deshalb ist die E-Rechnungspflicht 2027 der erste Zeitpunkt, ab dem größere Betriebe wirklich umstellen müssen. Wer frühzeitig auf ein E-Rechnungs-fähiges Programm setzt, vermeidet Reibungsverluste in der Abrechnung mit dem Generalunternehmer.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027 für Bau-Subunternehmer?

Die Pflicht kommt gestaffelt. Entscheidend für die Ausstellung ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für 2027 zählt also der Umsatz aus 2026.

• Seit 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist.
• Bis 31.12.2026: Beim Ausstellen sind Papier und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) weiterhin erlaubt.
• Ab 01.01.2027: Betriebe mit über 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen noch bis Ende 2027 auf Papier oder PDF ausweichen.
• Ab 01.01.2028: Die Pflicht gilt ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze.

Für die meisten mittelständischen Bau- und Montagebetriebe heißt das: Die 800.000-Euro-Grenze ist schnell erreicht. Deshalb sollten Sie nicht auf 2028 warten, sondern die Umstellung im Zuge der E-Rechnungspflicht 2027 einplanen. Auch Betriebe unter der Grenze profitieren von einem frühen Wechsel, weil viele Generalunternehmer die E-Rechnung ohnehin schon voraussetzen.

Welche Formate sind zulässig – und warum ist ein PDF keine E-Rechnung?

Zulässig sind Formate, die die Norm EN 16931 erfüllen. In Deutschland haben sich zwei Standards durchgesetzt, die das Bundesfinanzministerium ausdrücklich anerkennt:

• XRechnung: ein reines XML-Datenformat. Öffentliche Auftraggeber verlangen es bereits standardmäßig.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein Hybridformat aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML. Menschen sehen ein gewohntes PDF, Software liest die strukturierten Daten aus.

Der entscheidende Unterschied: Ein normales PDF enthält keine maschinenlesbaren Datensätze und gilt daher nicht als E-Rechnung. Deshalb reicht es nicht, die bisherige Rechnung einfach als PDF zu verschicken. Sie brauchen ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Zudem müssen Sie die E-Rechnung im originalen strukturierten Format aufbewahren – die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt inzwischen acht Jahre.

Wie stelle ich § 13b-Bauleistungen (Reverse Charge) in der E-Rechnung richtig dar?

Bei Bauleistungen zwischen zwei Bauunternehmern greift in der Regel die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Der Subunternehmer weist dann keine Umsatzsteuer aus; der Generalunternehmer führt sie ab. In der E-Rechnung muss dieser Fall strukturiert korrekt hinterlegt sein, sonst kommt es zu Rückfragen oder abgelehnten Rechnungen.

Drei Angaben sind dabei entscheidend:

• Steuerkategorie-Code (BT-118): „AE“ für Reverse Charge – nicht „S“ (Standard).
• Steuersatz (BT-119): 0 % in Kombination mit dem Code „AE“.
• Hinweistext (BT-120): ein klarer Vermerk, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“.

Außerdem ist die USt-IdNr. des Empfängers zwingend anzugeben. Der häufigste Fehler bei Subunternehmern ist die Kombination „Code S mit 0 %“ statt „Code AE mit 0 %“ – das bedeutet steuerlich etwas völlig anderes. Ein gutes E-Rechnungsprogramm bildet diese Felder automatisch ab, wenn Sie den Vorgang als Bauleistung nach § 13b kennzeichnen. Wer ausländische Subunternehmer beauftragt, sollte zusätzlich die USt-IdNr. und A1-Meldepflichten sauber prüfen.

Was gilt bei Abschlags- und Schlussrechnungen am Bau?

Am Bau wird selten in einem Rechnungslauf abgerechnet. Üblich sind Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt und am Ende eine Schlussrechnung. Die E-Rechnungspflicht 2027 ändert nichts am Anspruch auf Abschlagszahlungen – aber jede einzelne dieser Rechnungen fällt unter die neuen Formatregeln, sobald Ihr Betrieb über der Umsatzgrenze liegt.

Deshalb gilt: Auch Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung sind als strukturierte E-Rechnung zu stellen. Die Schlussrechnung sollte die bereits gestellten Abschläge nachvollziehbar zusammenführen. Da die Schlussrechnung eng mit der Abnahme und Gewährleistung zusammenhängt, lohnt sich ein sauberer Abgleich zwischen Leistungsstand, Abnahmeprotokoll und Rechnung. Die Grundlage bleibt Ihr Werkvertrag mit den vereinbarten Zahlungsmodalitäten.

Wer ist ausgenommen – und was gilt für öffentliche Aufträge (B2G)?

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind vor allem:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): hier bleibt es beim gewohnten Format.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € nach § 33 UStDV.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: sie sind vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), müssen aber trotzdem empfangen können.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.

Anders sieht es bei öffentlichen Aufträgen aus. Wer an Bund, Länder oder Kommunen abrechnet, muss ohnehin längst elektronisch fakturieren: Für Lieferanten des Bundes gilt die E-Rechnung – meist als XRechnung über zentrale Portale – bereits seit Ende 2020. Bau-Subunternehmer, die im öffentlichen Bau tätig sind, kennen die E-Rechnung also schon. Für sie ist die E-Rechnungspflicht 2027 vor allem die Ausweitung auf das private B2B-Geschäft.

Wie ist der Stand in Österreich (DACH)?

Österreichische Betriebe und deutsche Firmen mit Aufträgen in Österreich sollten den Unterschied kennen. In Österreich gibt es derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Geschäfte. Im Verhältnis zu öffentlichen Auftraggebern (B2G) ist die E-Rechnung über die Plattform e-Rechnung.gv.at dagegen längst Pflicht.

Der eigentliche Treiber ist die EU: Mit der ViDA-Reform (Richtlinie (EU) 2025/516) wird die E-Rechnung im grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen B2B ab dem 01.07.2030 nach EN 16931 verpflichtend, gefolgt von einer Harmonisierung der nationalen Systeme ab 2035. Deutsche Subunternehmer, die für österreichische Auftraggeber arbeiten – und umgekehrt – sollten ihre Prozesse deshalb frühzeitig auf strukturierte Formate umstellen. Wer heute XRechnung oder ZUGFeRD nutzt, ist für die kommenden DACH- und EU-Anforderungen gut aufgestellt.

Checkliste: In 7 Schritten zur E-Rechnung

• Umsatz prüfen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027.
• Empfang sicherstellen: Ein funktionierendes E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen einrichten (Pflicht seit 2025).
• Software wählen: Ein Programm einsetzen, das XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1) erzeugt und einliest.
• Stammdaten ergänzen: Eigene und Kunden-USt-IdNr., Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern und korrekte Steuerkennzeichen hinterlegen.
• § 13b korrekt einrichten: Bauleistungen mit Code „AE“, 0 % und Hinweistext auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers abbilden.
• Abschläge einbeziehen: Abschlags- und Schlussrechnungen ebenfalls als E-Rechnung stellen und Abschläge sauber verrechnen.
• Archivierung regeln: E-Rechnungen im originalen strukturierten Format acht Jahre revisionssicher aufbewahren.

FAQ zur E-Rechnungspflicht 2027

Fazit: Jetzt umstellen, nicht erst 2028

Die E-Rechnungspflicht 2027 ist der erste Zeitpunkt, an dem viele Bau-Subunternehmer wirklich handeln müssen. Wer über 800.000 Euro Umsatz liegt, braucht bis Jahresende eine Softwarelösung, die XRechnung und ZUGFeRD beherrscht und § 13b sauber abbildet. Doch auch kleinere Betriebe fahren besser, wenn sie früh umstellen – denn Generalunternehmer und öffentliche Auftraggeber erwarten die E-Rechnung zunehmend als Standard.

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Team anfragen

Quellen: BMF – FAQ zur obligatorischen E-Rechnung · § 14 UStG · E-Rechnung Bund (B2G) · e-Rechnung.gv.at (Österreich). Stand: September 2026. Angaben ohne Gewähr, keine Steuer-/Rechtsberatung.