Scheinselbstständigkeit vor Vertragsabschluss mit Subunternehmen erkennen

Scheinselbstständigkeit wird für Auftraggeber oft erst dann zum Thema, wenn eine Zusammenarbeit rückwirkend anders bewertet wird als geplant – unabhängig davon, wie sauber der Werkvertrag, die Rechnung oder die Projektabwicklung waren.

Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Scheinselbstständigkeit bereits vor Vertragsabschluss erkennen und wie Sie das Risiko deutlich reduzieren können.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Scheinselbstständigkeit vor Vertragsabschluss erkennen
• 2. Was ist Scheinselbstständigkeit?
• 3. Wann entsteht das Risiko für Auftraggeber?
• 4. Typische Risikofaktoren bei Subunternehmen
• 5. Welche Folgen drohen bei Scheinselbstständigkeit?
• 6. Wie lässt sich Scheinselbstständigkeit vor Vertragsabschluss erkennen?
• 7. Prüfbereich 1: Unternehmerische Eigenständigkeit
• 8. Prüfbereich 2: Wirtschaftliche Abhängigkeit
• 9. Prüfbereich 3: Werkvertrag oder Personalüberlassung
• 10. Prüfbereich 4: Auftreten und Einbindung des Subunternehmens
• 11. Kann Scheinselbstständigkeit ausgeschlossen werden?

1. Scheinselbstständigkeit vor Vertragsabschluss erkennen

Das Risiko entsteht nicht erst während des Projekts – sondern häufig bereits bei der Auswahl und Strukturierung der Zusammenarbeit. Deshalb ist eine sorgfältige Prüfung vor Vertragsabschluss entscheidend.

2. Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn ein Subunternehmen formal selbstständig beauftragt wird, tatsächlich aber wie eine abhängige, beschäftigte Arbeitskraft eingesetzt ist.

Rechtlich entscheidend ist nicht die Bezeichnung im Vertrag, sondern die tatsächliche Durchführung der Zusammenarbeit. Maßgebliche Kriterien finden sich unter anderem bei der Deutschen Rentenversicherung.

3. Wann entsteht das Risiko für Auftraggeber?

Das Risiko entsteht immer dann, wenn ein Subunternehmen organisatorisch, wirtschaftlich oder faktisch in die Struktur des Auftraggebers eingegliedert wird – unabhängig von der Vertragsform.

4. Typische Risikofaktoren bei Subunternehmen

Ein erhöhtes Risiko besteht insbesondere dann, wenn mehrere der folgenden Faktoren gleichzeitig vorliegen:

• Organisation, Planung und Steuerung liegen faktisch beim Auftraggeber
• Das Subunternehmen trägt kein eigenes wirtschaftliches Risiko
• Auslastung, Einsatzdauer und Vergütung werden vom GU bestimmt
• Weisungsgebundenheit durch Einplanung, Abrufbarkeit oder Integration in Abläufe
• Persönliche Abhängigkeit bei sehr kleinen Teams ohne Vertretungs- oder Ausweichmöglichkeiten

Gut zu wissen: Für Prüfstellen der deutschen Rentenversicherung ist entscheidend, ob das Subunternehmen auch ohne den konkreten Auftraggeber als eigenständiges Unternehmen bestehen könnte. Ist das realistisch nicht der Fall, wird die Zusammenarbeit als scheinselbstständig gefährdet eingestuft.

5. Welche Folgen drohen bei Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit gehört zu den kostenintensivsten Fehlbewertungen in der Zusammenarbeit mit Subunternehmen.

• Rückwirkende Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen – auch für mehrere Jahre möglich
• Säumniszuschläge, Verzinsung und Bußgelder
• Ausweitung von Prüfungen auf weitere Projekte
• Keine Absicherung durch Vertragsgestaltung
• Fehlende Korrekturmöglichkeit im Nachhinein

6. Wie lässt sich Scheinselbstständigkeit vor Vertragsabschluss erkennen?

Die folgenden Prüfbereiche bündeln die Kriterien, die Prüfstellen in der Praxis heranziehen, und übersetzen sie in konkrete, vorvertraglich prüfbare Fragen.

7. Prüfbereich 1: Unternehmerische Eigenständigkeit

Maßgeblich ist, ob das Subunternehmen organisatorisch, personell und wirtschaftlich eigenständig handeln kann – oder ohne den Auftraggeber gar nicht funktionsfähig wäre.

• Gibt es eigene Arbeitnehmer oder nur den Inhaber?
• Existiert eine stabile Kernmannschaft?
• Werden eigene Betriebsmittel eingesetzt?
• Gibt es eigene Planung und Disposition?

Klassisches Warnsignal: „Wir sind aktuell nur zu zweit, aber extrem flexibel.“

8. Prüfbereich 2: Wirtschaftliche Abhängigkeit

Prüfstellen analysieren genau, wie abhängig ein Subunternehmen von einem einzelnen Auftraggeber ist.

• Wie viele Auftraggeber gibt es tatsächlich?
• Wie verteilt sich der Umsatz realistisch?
• Bestehen faktische Exklusivbindungen?

Für Prüfstellen zählt nicht das „könnten“, sondern das „tun“. Entscheidend ist die gelebte wirtschaftliche Realität.

9. Prüfbereich 3: Werkvertrag oder Personalüberlassung

Rechtlich zentral ist die Frage: Wird ein konkretes Ergebnis geschuldet – oder lediglich das Zurverfügungstellen von Personal?

• Ausschließliche Abrechnung nach Stunden oder Manntagen
• Fehlende Abgrenzung von Leistungspaketen
• Keine klar definierte Ergebnis- oder Mängelverantwortung
• Einsatz „nach Bedarf“ ohne eigenen Planungsvorlauf

Faustregel: Je stärker ein Angebot den Personaleinsatz regelt, desto schwächer ist die werkvertragliche Einordnung.

10. Prüfbereich 4: Auftreten und Einbindung des Subunternehmens

Ein oft unterschätzter Prüfbereich ist das Auftreten des Subunternehmens im Erstkontakt.

• Bringt es eigene Abläufe und Planung ein?
• Grenzt es Leistung aktiv ab?
• Übernimmt es Verantwortung für Koordination und Ergebnis?

Typische Warnsignale:

• Fokus auf Einsatzzeit statt Leistung
• „Sagen Sie uns einfach, was wir machen sollen“
• Vollständige Integration in Abläufe des Auftraggebers
• Kein Interesse an eigenständiger Planung

11. Kann Scheinselbstständigkeit ausgeschlossen werden?

Auch bei sorgfältiger Prüfung lässt sich Scheinselbstständigkeit nicht zu 100 % ausschließen.

Eine weitgehende Risikominimierung ist jedoch möglich, wenn Auftraggeber nicht direkt einzelne Subunternehmen beauftragen, sondern über spezialisierte Vermittlungs- oder Vertragspartner arbeiten, die:

• Subunternehmen vorab strukturell prüfen
• klare Leistungs- und Rollenmodelle vorgeben
• unternehmerische Eigenständigkeit sicherstellen
• ein eigenes wirtschaftliches Interesse an rechtssicheren Strukturen haben

In solchen Modellen liegt die Verantwortung für Auswahl, Struktur und Abgrenzung nicht allein beim Generalunternehmer, sondern bei einem zwischengeschalteten Experten mit entsprechendem Prüf- und Haftungsinteresse.

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