Das Bautagebuch – warum ist es notwendig? Muster, Vorlagen und Checkliste zum Download

Ein Bautagebuch? Bedeutet das noch mehr Dokumentation? Ja, das tut es. Doch für unabhängige Bauleiter und Architekten, die nach der HOAI auch für die Bauüberwachung zuständig sind, ist ein Bautagebuch sogar Pflicht. Welche Details festgehalten werden sollten, um sich auch rechtlich abzusichern und Kosten zu sparen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

 

Darüber hinaus bieten wir praktische Bautagebuch Vorlagen zum Download an, die Sie entweder ausdrucken oder direkt mit PC, Laptop oder Handy ausfüllen können.

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Was ist ein Bautagebuch? Definition und Bedeutung

Unabhängige Bauleiter und Architekten sind verpflichtet Bautagebücher zu frühen. Das Bautagebuch ist dazu da, den Entstehungsprozess eines Bauprojektes zuverlässig und möglichst im Detail zu dokumentieren. Insbesondere bei Störungen oder Streitigkeiten mit Beteiligten kann es den Ausschlag geben. Im besten Fall sollte das Bautagebuch jeden Tag aktualisiert werden und somit alle verpflichtenden Lieferungen und vertraglich vereinbarten Leistungen aller Baubeteiligten enthalten.

Wenn dies nicht möglich ist, sollte es zumindest bei jeden Baustellenbesuch ergänzt werden. Alle Beteiligten, also Fachbauleiter, Bauherren und Handwerker, sollten das es unterschreiben. So minimiert man das Haftungsrisiko.

Das Führen eines Bautagebuchs ist keine Pflicht für einen privaten Bauherren. Es dient hier lediglich zur Dokumentation für eigene Zwecke. Achtung: Wird ein öffentliches Bautagebuch im Netz geführt, müssen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Bei gewerblichen oder öffentlichen Auftraggebern unterliegt diese Art der Dokumentation bestimmten Vorgaben wie die Richtlinie 411 der Vergabeordnung des Bundes. Hier dient die Baudokumentation zur Verminderung terminlicher und finanzieller Risiken und wird hauptsächlich aus wirtschaftlichem Interesse geführt.

Für Subunternehmer und Handwerker ist das Führen eines Bautagebuchs nicht verpflichtend, wird aber von manchen Bauüberwacher gefordert. Ausführende Nachunternehmer unterstützt diese Form der Baudokumentation dadurch, dass wichtige Informationen wie Baumaterial, besondere Vereinbarungen, Wetterbedingungen und Zeiterfassung der Handwerker übersichtlich zur Verfügung stehen. Fotos des Baufortschritts helfen bei der Aufklärung von Mängeln, aber auch bei der Auftragsakquise und als Organisationshilfe.

Bautagebuch notwendig Recht

Das Bautagebuch dokumentiert den Bauprozess in allen Einzelheiten.

In welcher Form muss das Bautagebuch geführt werden?

Grundsätzlich ist es nur nach der HOAI verpflichtend, ein Bautagebuch zu führen, es gibt allerdings keine gesetzlichen Rahmenbedingungen, die festlegen, in welcher Form es vorhanden sein muss. Es bleibt also der Bauüberwachung überlassen, ob sie lieber ein Analoges oder ein Digitales  führt.

Warum sollte man eines führen?

Das Führen eines Bautagebuchs wird oft als nerviges Übel angesehen. Doch spätestens, wenn es zu Streitigkeiten, schlimmstenfalls sogar zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt, sind die lückenlosen Aufzeichnungen, Gold wert. Besonders für Baumängeln kann ein Bautagebuch als Beweismittel herangezogen werden. Fehlt die vollständige Dokumentation, wird es äußerst schwierig, Absprachen, Leistungen und Zuständigkeiten nachzuvollziehen.

Rechtliche Grundlagen

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) setzt das Dokumentieren des Bauprozesses als Grundleistung der Leistungsphase 8, also der Objekt- bzw. Bauüberwachung und Dokumentation fest. Nach der aktuellen Fassung der HOAI kann man dies aber ziemlich flexibel auslegen.
Trotzdem bleibt die lückenlose Dokumentation eine Grundleistung, um später den Verlauf des Bauprozesses zu rekonstruieren. Denn juristisch gesehen ist das Bautagebuch ein Beweismittel, das im Ernstfall auch vor Gericht bestehen kann.
Auch bei privatem Bauherrn wird die persönliche Dokumentation beim Bau eines Eigenheims als Bautagebuch bezeichnet. Hier dient das „Tagebuch“ aber nur als Erinnerungshilfe und hat normalerweise keine rechtliche Relevanz. Trotzdem kann es Sinn ergeben, zumindest bildliche Dokumentationen durchzuführen.
Besonders bei Schäden und Mängeln ist ein Bildmaterial eines nützlich. Besonders Installationen, die später nicht mehr sichtbar sein werden, sollten fotografiert werden.

Ohne Bautagebuch drohen Schadensersatzklagen

Da es sich um eine verpflichtende Aufgabe des Architekten handelt, ein Bautagebuch zu führen, kann der Auftraggeber bei nicht ordnungsgemäßer Führung der Aufzeichnungen Honoraranteile kürzen oder gar streichen. Zuvor muss der Auftraggeber dem Architekten eine gesetzliche Nacherfüllungsfrist einräumen.
Hält man diese Frist nicht ein oder kann sien icht erfüllen, kürzt der Auftraggeber das Honoar.  Kann der Auftraggeber beweisen, dass wegen der mangelnden Bauüberwachung, die zur Hauptleistung des Architekten gehört, Schaden am Objekt entstanden ist, kann dieser Schadensersatz einklagen.

Unterschied zum Bautagesbericht?

Das Bautagebuch ist nicht mit den Bautagesberichten zu verwechseln. Man führt es ausführlicher als einen Tagesbericht. Die Bautagesberichte verfassen Subunternehmen intern individuell. Sie beinhalten Stundennachweise und die täglich ausgeführten Leistungen der Fachkräfte. Oft nutzen Subunternehmen diese Tagesberichte für die spätere Ermittlung der Kosten.

Müssen Subunternehmer ein Bautagebuch führen?

Manche Architekten legen großen Wert darauf, dass Ihre Subunternehmen ein eigenes Bautagebuch führen. Dies kann dann zur Leistungsfeststellung, sowie zum Abgleichen des Architekten-Bautagesbuches genutzt werden.
Es gibt allerdings einen Grund, warum vereinzelte Bauüberwacher Bautagebücher oder Bautagesberichte ihrer Subunternehmer nicht übernehmen. Laut § 2 Abs. 6 der VOB/B müssen nicht im Vertrag vereinbarte Leistungen im Vorfeld angekündigt werden. 
Muss also ein Subunternehmer eine zusätzliche notwendige Leistung erbringen, die im Nachhinein nicht mehr nachweisbar ist, muss er diese beim Bauleiter ankündigen. Das kann er auch über ein Bautagebuch oder Bautagesberichte machen.
Übernimmt der Bauüberwache das Bautagebuch oder die Bautagesberichte nicht, kann das in der Praxis dazu führen, dass Mehrkosten vom Subunternehmer nicht verrechnet werden können, da die zusätzlichen durchgeführten Leistungen so als „nicht angekündigt“ gelten.

Bautagebuch Checkliste: Diese Angaben müssen Sie machen

Wenn das Bautagebuch im Ernstfall als Beweismittel eingesetzt werden soll, ist es von Bedeutung, alle wichtigen Angaben zu inkludieren. Welche weiteren Angaben notwendig sind, hängt vom Bauprojekt ab. Folgende Angaben sind auf jeden Fall einzubinden:

  1. Objekt des Bauvorhabens, z. B. Henri-Hotel Düsseldorf
  2. Datum des Bauvorhabens
  3. Angaben zum Baufortschritt
  4. Auf der Baustelle übergebene Pläne
  5. Angaben zum Wetter (vor allem, wenn es Auswirkungen auf das Bauvorhaben hat)
  6. Anwesende Beteiligte, wie Ingenieure, Bauherren, Bauleiter, Bauprüfer usw.
  7. Ausführende Firmen und Gewerke (wie Sanitär, Elektrik, Schweißer) sowie Anzahl der Handwerker einer Firma (evtl. auch Arbeitszeiten)
  8. Spezielle Baumaßnahmen, die nur durchgeführt werden können, wenn ein Bauleiter vor Ort ist
  9. Verlauf von Rohrleitungen und Kabeln, bevor man sie verfüllt oder verputzt (Fotos)
  10. Eingesetzte Materialien und Baugeräte, bzw. -maschinen
  11. Störungen des geplanten Ablaufes, z. B. durch Mängel, Verzüge oder andere Behinderungen sowie Vorfälle, wie Unfälle oder Schäden
  12. Vereinbarte Nachträge/Zusatzaufträge sowie Abnahmen von Bauleistungen und Teilabnahmen
  13. Durchgeführte Messungen sowie Prüfungen
  14. Fotodokumentation des Bauendstandes, inklusive Mängel sowie ggf. Behinderungen

Als Anlage zum Bautagebuch sollten Betriebsanleitungen verbauter Elemente, wie Türen oder Heizungen, hinzugefügt werden.

 

Bautagebuch Vorlage Muster

Im Zweifelsfall kann das Bautagebuch vor Gericht als Beweismittel eingesetzt werden.

Bautagebuch digital

Die digitale Dokumentation ist heute schon Gang und Gebe. Heute gibt es eine Vielzahl an Apps und Programmen, die das Führen eines Bautagebuchs vereinfachen sollen. Auf mobilen Endgeräten speichert man Daten und Fotos unkompliziert.  Einige Programme erlauben auch das direkte Hinzufügen von Schriftwechsel, Lieferprotokollen und Bauplänen.
Auch die Übertragung des Bautagebuchs auf den Büroserver ist in Echtzeit möglich. Digitale Bautagebücher vereinfachen die Verknüpfung von Informationen über Subunternehmer, Bauentwicklung, Beseitigung von Mängeln und sonstigen Anmerkungen.
Viele digitale Lösungen für Bautagebücher vervollständigen Standort-, Wetter- und die übermittelten Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiter automatisch. Das spart wiederum Zeit.

Bautagebuch Software und Apps: Vorteile und Nachteile

Vorteile:

  • Umfangreiche Funktionen, wie Foto-Upload oder digitale Signatur
  • Weniger Papier: Einfach auf digitalen Endgeräten ausfüllen, wie Handy oder Laptop
  • Kommunikation mehrerer Beteiligter innerhalb der Software möglich
  • Leichteres Archivieren und Zugreifen auf alte Baustellendokumentationen

Nachteile:

  • Entsprechende Endgeräte müssen vorhanden sein und auf Baustelle mitgenommen werden können
  • Baustellenmappen Software sowie Apps sind je nach Funktionen sehr kostspielig
  • Bei fehlerhafter Software können Daten verloren gehen
  • Oft werden umfangreiche Funktionen gar nicht benötigt

Bautagebuch Download, Vorlage, Muster

Baustellenmappe Muster Vorlage

Viele Unternehmer greifen immer noch gerne auf analoge Bautagebücher zurück, die unkompliziert aus Vorlagen erstellt werden können. Hier können Sie ganz unkompliziert eine Bautagebuchvorlage downloaden, die Sie ausdrucken oder mit mobilen Endgeräten ausfüllen können. Die Vorlage können Sie natürlich mit für Ihr Bauprojekt relevanten Details ergänzen.

Baustellentagebuch Vorlage

Fazit 

Ob nun digital oder analog, ein unabhängiger Bauleiter oder der Architekt muss im Bautagebuch immer den kompletten Bauablauf dokumentieren, von Anfang bis Ende. Es hat große Bedeutung auch nach der Fertigstellung des Bauprojektes. Für den Architekten ist ein ordnungsgemäß geführtes Bautagebuch auch eine Bestätigung für eine gewissenhaft geführte Bauüberwachung. Bauüberwacher muss diese Pflicht des Bautagebuchs ernst nehmen und bei größeren Bauprojekten diese sogar mit in die vertraglichen Regeln.

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